1. Introdução e Objetivo

Este manual tem um duplo objetivo:

1. Servir como guia técnico para a configuração de coleções no Tainacan, criando campos de metadados alinhados com o padrão internacional Dublin Core. Essa adoção garante que nossos registros sejam intercambiáveis e interoperáveis com outros serviços arquivísticos, bibliotecas digitais e sistemas de informação.
2. Orientar o preenchimento dos campos de acordo com a lógica de análise natural do catalogador. A organização dos metadados em grupos — como Características Físicas, Contexto de Produção e Informações de Catalogação — reflete o processo mental de descrição de um documento, tornando o trabalho mais intuitivo e eficiente.

Esta abordagem equilibra a precisão técnica necessária para a preservação digital de longo prazo com a praticidade essencial para o processamento do diversificado acervo do Arquivo Histórico-Cultural do ABC, que abrange manuscritos, poesias, pôsteres de greve, recortes de jornal e registros audiovisuais.

2. Configuração de Metadados no Tainacan

Campos Essenciais 

(Metadados fundamentais para identificação e recuperação básica)

• Título (title): Nome pelo qual o documento é conhecido ou título atribuído.
• Identificador (identifier): Código único (ex.: número de inventário, DOI).
• Tipo (type): Natureza ou gênero do documento (ex.: manuscrito, pôster, artigo).
• Criador (creator): Pessoa, grupo ou entidade responsável pela criação do conteúdo.
• Descrição (description): Resumo ou relato do conteúdo e características principais.
• Data (date): Data associada ao documento (criação, publicação ou evento).
• Assunto (subject): Palavras-chave ou termos que representam o conteúdo.
• Idioma (language): Língua(s) em que o documento está escrito ou gravado.
• Editor/Publicador (publisher): Entidade responsável pela disponibilização ou publicação.
• Direitos (rights): Informações sobre direitos autorais, licenças e condições de uso.
• Formato (format): Formato do arquivo digital ou tipo de suporte físico (ex.: PDF, JPEG).

Campos Desejáveis 

(Metadados que enriquecem significativamente a descrição)

• Data de Criação (created): Data específica de produção original.
• Cobertura Espacial (spatial): Localização geográfica ou lugar representado.
• Procedência (provenance): Histórico de custódia, origem e trajetória do documento.
• Fonte (source): Documento ou recurso do qual este item deriva.
• Dimensão/Duração (extent): Tamanho, quantidade ou duração (ex.: 15 páginas, 30min).
• Suporte Físico (medium): Material ou base física (ex.: papel, filme, digital).
• Sumário (tableOfContents): Lista de tópicos ou seções que compõem o documento.
• É Parte De (isPartOf): Coleção, série ou recurso maior do qual faz parte.
• Tem Parte (hasPart): Documentos ou recursos componentes incluídos.
• Relação (relation): Conexão com outros documentos ou recursos relacionados.
• Direitos de Acesso (accessRights): Condições ou restrições para acesso e consulta.
• Titular de Direitos (rightsHolder): Pessoa ou entidade que detém os direitos.

Campos Opcionais 

(Metadados especializados ou de uso específico)

• Data de Modificação (modified): Data de alteração ou revisão.
• Conforme a Padrão (conformsTo): Padrão, norma ou especificação seguida.
• Colaborador (contributor): Pessoa ou entidade que contribuiu para o documento.
• Título Alternativo (alternative): Outra forma de título pelo qual é conhecido.
• Resumo (abstract): Síntese concisa do conteúdo e objetivos.
• Cobertura Temporal (temporal): Período ou data específica representada.
• Disponível (available): Data em que se tornou ou estará disponível.
• É Versão De (isVersionOf): Documento original do qual esta é uma versão.
• Tem Versão (hasVersion): Outras versões existentes.
• Substitui (replaces): Documento anterior substituído por este.
• É Substituído Por (isReplacedBy): Documento posterior que substitui este.
• É Referenciado Por (isReferencedBy): Documentos que citam ou referenciam este item.
• Referencia (references): Documentos ou fontes citados.
• Validade (valid): Período de validade do documento.
• Público-Alvo (audience): Grupo de usuários para os quais é destinado.
• Nível Educacional (educationLevel): Escolaridade do público-alvo.
• Método Instrucional (instructionalMethod): Técnica de ensino utilizada.
• Citação Bibliográfica (bibliographicCitation): Referência formal para citação acadêmica.

3. Instruções de Preenchimento para Catalogadores

Diferenciação entre TIPO e FORMATO

TIPO (type)
Refere-se à NATUREZA, GÊNERO ou CATEGORIA INTELECTUAL do documento
Descreve o que o documento é em termos de sua forma de expressão, função ou conteúdo intelectual.

FORMATO (format)
Refere-se ao SUPORTE FÍSICO ou à ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA do arquivo
Descreve em que meio o documento existe ou qual a especificação técnica do arquivo digital.

Exemplos Práticos:

Perguntas-chave:

• Para TIPO: “Qual é a natureza principal deste documento?”
• Para FORMATO: “Em que meio/suporte este documento existe?” ou “Qual a extensão do arquivo digital?”

Modelo para o Campo “Descrição”

Preencha com base no modelo:
[TIPO DO DOCUMENTO] que [AÇÃO/CONTEÚDO PRINCIPAL]. [CARACTERÍSTICAS FÍSICAS OBSERVÁVEIS]. [CONTEXTO DE PRODUÇÃO OU PROCEDÊNCIA]. [ELEMENTOS VISUAIS/TEXTUAIS DESTACADOS].

Exemplos:

• “Manuscrito que contém poesias originais. 12 páginas em papel almaço, escrita à tinta azul. Produzido durante o exílio do autor em 1975. Inclui correções manuscritas e datações marginais.”
• “Cartaz de mobilização para greve estudantil. Impresso em papel couchê, cores vermelho e preto. Distribuído no campus central em novembro de 2018. Apresenta ilustração de punho cerrado e lista de reivindicações.”

Opções para o Campo “Tipo”

Selecione a opção mais adequada:

• Documentos Textuais: Manuscrito, Datilografado, Artigo científico, Artigo de revista, Correspondência, Diário, Poema, Panfleto, etc.
• Materiais Audiovisuais: Fotografia, Cartaz/Pôster, Desenho, Filme, Vídeo, Entrevista, Gravação sonora.
• Materiais Impressos: Livro, Jornal, Revista, Recorte de jornal, Catálogo.
• Documentos Digitais: Arquivo digital, E-book, Email, Apresentação.
• Materiais Educacionais: Material didático, Plano de aula, Trabalho estudantil.
• Documentos Organizacionais: Ata de reunião, Relatório administrativo, Estatuto.
• Coleções: Coleção, Série, Dossiê, Processo.

Instrução: Escolha o tipo que melhor representa a natureza principal do documento. Para documentos complexos, use a categoria predominante.

4. Considerações Finais

• Priorize os campos essenciais para todos os documentos.
• Complete os campos desejáveis sempre que a informação estiver disponível.
• Utilize os campos opcionais para casos específicos que agreguem valor à descrição.
• Siga os modelos fornecidos para garantir consistência e clareza nas descrições.

Lembre-se: O TIPO permanece o mesmo independentemente do suporte, enquanto o FORMATO pode mudar com migrações tecnológicas. Esta distinção é crucial para a preservação e acesso de longo prazo.

Este manual é um documento vivo e pode ser atualizado conforme as necessidades do arquivo e evolução das práticas de catalogação.